Особенности совершения нотариальных действий в международном обороте

Нотариус вправе свидетельствовать для доказательств, представляемых в суде или ином учреждении иностранного государства, подлинность подписи на документе, в котором гражданин подтверждает обстоятельства, удостоверение которых принадлежит государственным органам (например, время рождения, смерти, вступления в брак, нахождения в браке и т.д.).

При оформлении документов, предназначенных для действия за границей, нотариус должен разъяснить заинтересованным лицам, что на первичных документах, выданных уполномоченными на то органами (например, на свидетельстве о браке, о рождении и т.д.) проставляется апостиль (установленный Гаагской конвенцией штамп, проставляемый на подлинном документе учреждением, выдавшим этот документ). Апостиль свидетельствует о том, что орган, выдавший документ, был вправе его выдать, и дальнейшей легализации этот документ уже не требует.

Проставление апостиля на документах регулируется «Административным регламентом исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу», утвержденным приказом Минюста России от 14 декабря 2006 г. № 363.

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г., отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, проставляется апостиль.

Апостиль на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, проставляет в установленном порядке Федеральная регистрационная служба и ее территориальные органы.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Федеральная регистрационная служба проставляет апостиль на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, исходящих от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенных в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Территориальные органы Федеральной регистрационной службы проставляют апостиль на официальных документах, исходящих от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненных в субъектах РФ, на территории которых действуют соответствующие территориальные органы Росрегистрации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. В последнем случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром или лентой) и пронумеровываются. Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать. Оттиск печати должен быть расположен равномерно на «звездочке» и на листе. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Лист с апостилем должен быть подшит к документу указанным способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку.

Все другие документы должны пройти легализацию. С этой целью заинтересованному лицу следует представить нотариально удостоверенный документ для проставления апостиля в орган юстиции субъекта Российской Федерации или в отдел нотариата Министерства юстиции РФ для засвидетельствования подлинности подписи нотариуса, оформившего документ, а затем для легализации в консульскую службу Министерства иностранных дел РФ.

Нотариальный документ, предназначенный для действия за границей, составляется на языке, на котором ведется нотариальное делопроизводство. По просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, с этого документа может быть сделан перевод или самим нотариусом, если он владеет соответствующим иностранным языком, или известным ему переводчиком, имеющим надлежащий диплом. Под текстом перевода совершается удостоверительная надпись о свидетельствовании верности перевода нотариусом или подлинности подписи переводчика. Сами переводы могут быть оформлены двумя способами:

перевод располагается отдельно от текста документа (он прилагается к нотариальному документу, прошнуровывается, подписывается нотариусом и скрепляется с документом);
перевод может быть сделан на одном листе с нотариальным документом (на левой стороне страницы располагается текст документа, на правой — его перевод, а под каждым — удостоверительная надпись, в которой указывается о верности сделанного нотариусом перевода или о свидетельствовании подлинности подписи известного нотариусу переводчика).

Важной особенностью документов, предназначенных для действия за границей, является то, что, как правило, их содержание излагается на двух языках с параллельным расположением текста или с отдельным расположением перевода от текста документа. Однако документы, составленные в соответствии с требованиями иностранного права, могут иметь ряд других особенностей. Тем не менее, любой нотариальный документ, предназначенный для действия за границей, безусловно, должен отвечать общим требованиям, установленным cm. 45 Основ законодательства РФ о нотариате:

он не должен иметь подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных исправлений;
не должен быть исполнен карандашом;
текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан четко и ясно, относящиеся к содержанию документа числа и сроки должны быть обозначены хоть один раз словами;
наименования юридических лиц должны быть написаны без сокращений, с указанием адресов их органов;
фамилии, имена и отчества граждан, адреса их места жительства также должны быть написаны полностью;
его не разрешается сгибать, вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать незаполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить мастичные штампы.

Значительное место в международном правовом обороте занимает удостоверение доверенностей, предназначенных для действия за границей. С подобными просьбами чаще всего обращаются российские граждане, проживающие в Российской Федерации, и российские юридические лица. Текст доверенности, как правило, излагается на одном листе параллельно на двух или более языках. Официального перевода в нотариальном порядке в таком случае не требуется. Нотариусом может быть совершена одна удостоверительная надпись, если доверитель ставит свою обычную подпись один раз под двумя текстами. Если доверитель подписывается отдельно под русским текстом буквами русского алфавита, а под иностранным текстом буквами латинского алфавита в транскрипции соответствующего иностранного языка, совершаются две удостоверительные надписи: на русском языке под русским текстом и аналогичная надпись на иностранном языке — под иностранным текстом. Нотариус в последнем случае расписывается дважды: буквами русского алфавита под русским текстом и буквами латинского алфавита под иностранным текстом.

По просьбе заинтересованного лица текст доверенности излагается на русском языке, скрепляется в установленном порядке с переводом, после чего нотариус совершает удостоверительную надпись.

Нередко нотариусу представляется несколько одинаковых экземпляров доверенности. В этом случае он должен удостоверить столько доверенностей одинакового содержания, сколько просит заинтересованное лицо, причем каждая из этих доверенностей регистрируется в реестре под самостоятельным номером.

При удостоверении доверенностей, предназначенных для совершения каких-либо действий за границей, следует иметь в виду, что во многих иностранных государствах доверенность может быть выдана на любой срок или вообще без указания срока. В последнем случае она действительна вплоть до отзыва ее доверителем. В России же ст. 186 ГК РФ устанавливает общее правило о том, что срок доверенности не может превышать трех лет. Доверенность, выданная без указания срока, действительна в течение одного года со дня ее совершения. В случае, когда российским гражданам или юридическим лицам приходится отстаивать свои интересы в каком-либо судебном деле против иностранных граждан или юридических лиц, они, с точки зрения действия доверенностей, оказываются в худшем положении и не могут должным образом защитить свои права и законные интересы. В связи с этим законодательно установлено исключение, но которому доверенность, предназначенная для деятельности за границей, удостоверенная нотариусом без указания срока, будет действительна до ее отмены лицом, выдавшим эту доверенность (ч. 2 ст. 186 ГК РФ). Следовательно, нотариус может принять для удостоверения и такую доверенность, в которой в качестве срока действия указан любой период времени.

Иногда заинтересованным лицам требуются сертификаты качества продукции юридического лица, декларации владения и т.п. документы. В этих случаях на данных документах нотариус свидетельствует подлинность подписи должностного лица, предварительно проверив его полномочия. Свидетельство верности перевода копий уставов, положений и других документов или выписок из них производится нотариусом по общим правилам ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате.

Для патентования российских изобретений за границей заинтересованное лицо обязано предоставить нотариально оформленные документы. Документы для патентования включают в себя:

доверенность на совершение действий по выдаче патентов;
передаточные акты;
различные заявления;
всякого рода свидетельства.

Как правило, вышеперечисленные документы составляются на двух и более языках, при этом на левой стороне документа излагается текст на русском языке, а на правой стороне — на иностранном. Лицо, подписывающее документ, указывает разборчиво и полностью имя, отчество, фамилию буквами русского и латинского алфавита в отмеченных на документе местах, при этом краткой подписи не требуется.

Доверенности на совершение действий по выдаче патентов подписываются заявителями: представителями юридических лиц или изобретателями в присутствии нотариуса. При этом следует иметь в виду, что представителем организации по вопросам патентования изобретений за границей может быть либо руководитель предприятия, учреждения, организации, либо лицо, имеющее на это специальные полномочия. При подписании доверенности слева от подписи представителя предприятия, учреждения, организации под русским и иностранным текстом ставятся печати этого юридического лица.

В некоторых иностранных государствах наряду с доверенностью требуется передаточный акт от имени изобретателя. На таких документах совершается объединенная удостоверительная надпись. Сам передаточный акт составляется не менее чем в двух экземплярах, и подписывается буквами русского алфавита под русским текстом и буквами латинского алфавита под иностранным текстом документа.

На практике встречаются случаи, когда необходимо совершить удостоверительную надпись на документах для патентования их за границей от имени нескольких изобретателей, проживающих в разных городах России или других странах. В этих случаях удостоверительная надпись производится с соблюдением некоторых особенностей.

Так же, как и в других случаях, документ должен быть подписан всеми изобретателями. Но если в силу каких-то причин их невозможно собрать у нотариуса, каждый изобретатель имеет право обратиться к патентному поверенному с просьбой выдать ему письменное подтверждение о положительном результате формальной экспертизы.

Нотариус устанавливает личность, проверяет дееспособность, а в необходимых случаях полномочия гражданина, вносит в письмо его необходимые паспортные данные, а затем вместе с подписанным документом оно направляется к нотариусу по месту оформления этого документа остальными изобретателями. В этом случае удостоверительная надпись не совершается и запись в реестровой книге не производится. У нотариуса, окончательно оформляющего документ, проставляется одна удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности подписей всех подписавшихся изобретателей и производится запись в реестровой книге о совершении данного нотариального действия.