Понятие и основные правила ведения нотариального делопроизводства

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами R соответствии с правилами, утвержденными Министром юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой (ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию. В настоящее время действуют Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденная Минюстом РСФСР от 19 августа 1976 г. № 32, Инструкция Минюста СССР от 29 декабря 1973 г. с дополнениями от 4 мая 1984 г., приказы Министерства юстиции РФ от 15 марта 2000 г. № 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных нотариальных действий нотариусами Российской Федерации» и от 10 апреля 2002 г. № 99 (с изм. от 27 декабря 2007 г.) «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», «Методические рекомендации по оформлению наследственных прав», утвержденные Правлением Федеральной нотариальной палаты 28 февраля 2006 г. «Методические рекомендации по оформлению наследственных прав», утвержденные решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 27-28 февраля 2007 г. (протокол № 02/07), а также «Инструкция о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений», утвержденная приказом Минюста России от 27 декабря 2007 г. № 256.

Нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части:

делопроизводство в нотариальных конторах;
порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий;
заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Делопроизводство нотариуса объединяет в себе следующие функции:

введение документации по совершению различных нотариальных действий;
ведение организационно-распорядительной документации;
разбор жалоб, заявлений и писем от физических и юридических лиц, контроль за их рассмотрением;
составление номенклатур;
ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.

Нотариусы для совершения нотариальных действий имеют личную печать, а также штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки нотариальной конторы.

За организацию ведения нотариального делопроизводства и работы с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, занимающийся частной практикой, лично отвечает за правильное ведение делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет нотариус.

При поступлении на входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляются регистрационный штамп и дата поступления документа. Документы, которые необходимо зарегистрировать, учитываются в журнале входящей корреспонденции. На входящем документе помимо даты поступления проставляется номер регистрации в журнале и номер дела (наряда), в котором документ будет подшит. После регистрации входящий документ в день его поступления или на следующий день должен быть первично рассмотрен нотариусом, который должен решить вопрос о порядке и сроках исполнения. Входящий документ считается исполненным после решения всех поставленных в нем вопросов. На исполненном входящем документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Отметка об исполнении располагается на нижнем поле первого листа документа, если нет места, то на его обороте. Отметка об исполнении — это краткая справка об исполнении документа, которая содержит слова «в дело» и номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ.

Исходящие документы подлежат регистрации журнале исходящей корреспонденции. Исходящий документ содержит порядковый номер по журналу исходящей корреспонденции, номер дела, в котором хранится копия исходящего документа. В соответствии со ст. 5 Основ нотариус отвечает за сохранность документов.

Изъятие документов возможно только с разрешения нотариуса и с обязательным составлением заверенной копии изъятого документа, протокола выписки или запроса суда.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов- исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов. В случае утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований российского законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти — указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, его дубликат может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.