Нормативная регламентация договорной работы

Ведение договорной работы в организации регламентируется ее корпоративными актами.

Они имеют различные названия:

О ведении договорной работы на предприятии;
Инструкция о порядке ведения договорной работы;
Инструкция о порядке разработки и заключении договоров;
Положение о порядке заключения и исполнения договоров;
Положение о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств;
Положение о ведении претензионной работы на предприятии;
другие.

Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут как иметь комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.

Однако в регулировании договорной работы есть предел, за которым ее нормирование теряет смысл. Нормативная регламентация всех деталей договорной работы часто не срабатывает, поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть все своеобразие конкретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. «Мертвые правила», содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний работников, ответственных за ведение договорной работы, их квалификации, опыта работы в этой сфере.

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому они в отличие, например, от корпоративных актов, регулирующих управление корпорацией, утверждаются руководителем предприятия, а не общим собранием или советом директоров.

В то же время корпоративные акты о ведении договорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утверждение на более низком уровне (заместителями руководителя или начальниками юридических служб или договорных отделов) нецелесообразно. Договоры — это документы, от которых может зависеть судьба предприятия в целом, а не только какого-либо структурного подразделения.

При составлении корпоративного акта о порядке ведения договорной работы, в котором определяются перечень и функции служб и подразделений предприятия, ответственных за те или иные участки договорной работы, сроки и порядок рассмотрения вопросов заключения и исполнения договоров, формы и схемы прохождения договорных документов, необходимо учитывать специфику организации. В корпоративных актах следует избегать воспроизведения норм законодательства.

Попытки использовать корпоративные акты для систематизированного изложения законодательных норм о порядке заключения и исполнения договоров порой ведут к искажению смысла закона, а также к разработке таких корпоративных актов, структура и содержание которых не соответствуют существующим параметрам договорной работы в организации. Корпоративные акты, регулирующие договорное дело, всегда должны нести некое добавление к закону.

Корпоративные акты о договорной работе могут регулировать общие вопросы ее организации в целом, а также на отдельных участках.

Общим вопросам посвящены корпоративные нормы, определяющие:

основные задачи и направления договорной работы;
перечень подразделений, ответственных за ее ведение на отдельных участках и стадиях;
основные функции этих подразделений;
перечень должностных лиц предприятия, наделенных правом подписания договоров и договорных документов;
порядок осуществления методического руководства договорной работой со стороны юридической службы предприятия;
порядок подготовки, утверждения и внедрения образцов договорной документации.

Замечено, что круг правил, общих для всех подразделений, расширяется при централизации выполнения связанных с договорной работой операций в одном подразделении или службе.

Корпоративные нормы могут устанавливаться применительно к отдельным участкам договорной работы на предприятии. На практике предприятия предусматривают специальные правила организации заключения и исполнения договоров, направленных: на выполнение заказов потребителей; обеспечение своих потребностей.

Среди этих специальных актов могут быть выделены общие для данного участка договорной работы положения:

функции подразделения (службы), ответственного за ведение договорной работы на соответствующем участке;
порядок подготовки к договорной кампании;
схема взаимоотношений подразделения, ответственного за ведение договорной работы с другими структурными подразделениями, участвующими в процессе заключения и исполнения договоров.

Порядок заключения и исполнения договоров может дифференцироваться в корпоративных актах по стадиям договорной работы. Принято регламентировать отдельно порядок оформления договорных отношений и осуществление контроля за исполнением договоров.

Потребность в обеспечении согласованности действий мелких подразделений обусловила разработку и утверждение на крупных предприятиях системы корпоративных актов по вопросам организации договорной работы. Построенная с учетом общих требований к порядку ведения договорной работы и особенностей организации заключения и исполнения договоров, эта система может включать корпоративные акты, раздельно регулирующие и основные виды заключаемых корпорацией договоров.

Специальными корпоративными актами могут также устанавливаться система материального поощрения и ответственности работников за результаты исполнения договоров. На средних и мелких предприятиях, однако, не всегда целесообразно создавать такие системы корпоративного регулирования. Здесь вопросы организации договорной работы позволяют регламентировать единый документ о договорной работе (положение, инструкция).