Нотариат в России

Свидетельствование верности копий документов и выписок из них, копий с копий документов

Нотариусы в соответствии со ст. 77 Основ свидетельствуют верность копий документов и выписок из них. По действующему законодательству нотариусы обязаны выполнять это нотариальное действие во всех случаях, когда к ним обращаются с подобной просьбой.

При этом для нотариального засвидетельствования верности копии документа, выписки из него всякое юридическое лицо или гражданин могут обратиться к любому нотариусу любого нотариального округа, а также к уполномоченному на совершение нотариальных действий должностному лицу органа местного самоуправления либо консульского учреждения. Верность копии свидетельствуется нотариально только при предъявлении подлинного документа и сличения с ним копии.

Для совершения нотариального действия свидетельствована верности копии документа или выписки из него к нотариусу может обратиться не только лицо, которому этот документ выдан, но и любое другое лицо. Нотариусы не вправе отказывать в совершении этого нотариального действия, если к ним обращаются не сами лица, получившие эти документы, а иные.

Нотариально свидетельствуются копии документов и выписок из них, выданных как юридическими, так и физическими лицами (гражданами) при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ ни по содержанию, ни по форме. Например, нотариус не вправе засвидетельствовать верность копии с доверенности, выданной сроком на пять лет, ибо такая доверенность противоречит норме, закрепленной в п. 1 ст. 186 ГК, согласно которой срок действия всякой доверенности не может превышать трех лет.

Если документ, верность копии с которого просят засвидетельствовать нотариально, составлен не по установленной форме или не на бланке, а для таких документов существуют бланки единого образца (например, дипломы, аттестаты об образовании, трудовые книжки, различные свидетельства органов загса — о рождении, браке, смерти, перемене фамилии, имени, отчества, об усыновлении, установлении отцовства), нотариус не должен свидетельствовать верность копии с него.

Не может нотариус свидетельствовать и копию с документа, в котором нет какого-либо обязательного реквизита, установленного для документов данного вида (номер, дата выдачи, подписи, печать и т.д.); если бланк, оттиск печати и штампа содержат различные наименования организации, выдавшей документ; если дата выдачи документа предшествует дате изготовления бланка, на котором изготовлен документ. «Нечеткий, стертый оттиск печати может также послужить причиной отказа в свидетельствовании копии».

Не свидетельствуется нотариально копия с документа, в котором содержатся сведения, порочащие честь, достоинство или деловую репутацию гражданина, либо деловую репутацию юридического лица. Не вправе нотариус свидетельствовать и копии с медицинских документов (заключений, справок), содержащих сведения о психическом заболевании гражданина. В таких случаях нотариус должен объяснить обратившемуся к нему лицу причину, по которой он не может размножать подобные документы, и каким образом этому лицу поступить, чтобы иметь возможность представить этот документ туда, куда он требуется.

Не должны нотариусы нотариально свидетельствовать и копии документов, которые они оставляют в своем архиве при оформлении права наследования, удостоверении сделок и т.д. Такие копии, остающиеся в наследственных делах, нарядах документов, просто заверяются подписью нотариуса. При этом в реестре регистрации совершенных нотариальных действий они не регистрируются и государственная пошлина (оплата по тарифу) за такие копии не взимается.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется только тогда, когда подлинность его подписи засвидетельствована нотариально или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

Нельзя свидетельствовать копии с документов, выданных гражданами, подлинность подписи которых засвидетельствована в организациях, не указанных в действующем законодательстве (например, в общественной организации, фонде, военкомате и т.д.). «Данные организации могут засвидетельствовать подлинность подписи только на документе граждан, работающих в этих организациях».

Выписка может быть засвидетельствована тогда, когда она воспроизводит полный текст части документа по определенному вопросу, а в самом документе содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов (ст. 77 Основ).

Например, выписка из трудовой книжки может быть засвидетельствована, если она изготовлена так: полностью воспроизведен текст первой страницы документа (название, фамилия, имя и отчество владельца, год рождения, образование, профессия, указание о наличии подписи владельца, печати учреждения, выдавшего трудовую книжку, подписи должностного лица). Далее уже следует непосредственно сама выписка, для засвидетельствования которой обратились к нотариусу: номер и содержание записи, указание о наличии подписи должностного лица и печати.

В соответствии со ст. 45 Основ нельзя свидетельствовать копии документов, выписки из них, копии с копий, если:

• в документе (копии) имеются подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления,
• документ (копия) исполнен карандашом,
• документ написан на нескольких листах, не прошитых, не пронумерованных и не скрепленных печатью.

Верность копии с копии документа свидетельствуется при условии, если сама копия засвидетельствована нотариально или выдана юридическим лицом, от которого исходит документ, на его бланке, скреплена печатью и содержит отметку о том, что подлинный документ находится у этого юридического лица (ст. 79 Основ). Такие требования к оформлению копий документов содержатся в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

При засвидетельствовании верности копий, выписок и копий с копий документов на них в верхнем правом углу нотариусы должны указывать, что это — «копия», либо «выписка», либо «копия с копии». Нотариальное свидетельствование подтверждается совершением соответствующей удостоверительной надписи следующего содержания:

1) на копии документа —

2) на выписке из документа —

3) на копии с копии документа —

Во многих учебниках и учебных пособиях по нотариату, изданных и двадцать, и десять лет назад, отмечается, что свидетельствование верности копий документов и выписок из них в России относится «к наиболее распространенным нотариальным действиям». В начале 80-х годов свидетельствование копий составляло «около 70% всех совершенных нотариальных действий».

Но и в начале XXI века среди всех совершаемых нотариальных действий «по количественному составу продолжает лидировать свидетельствование копий документов». Например, из 388 221 нотариального действия, совершенного нотариусами Ставропольского края за первое полугодие 2001 г., число нотариально засвидетельствованных копий составило 201 476.

Более того, Правительство Российской Федерации все чаще принимает различные постановления, в которых предусматривается необходимость представления в те или иные государственные органы нотариально засвидетельствованных копий документов.

Так, только в конце 2000 г. были приняты: 1) постановление от 18 октября 2000 г. «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности», в котором предусмотрена необходимость представления в лицензирующий орган нотариально засвидетельствованных копий устава и свидетельства о государственной регистрации; 2) постановление от 30 декабря 2000 г. «Об утверждении Правил выдачи разрешений на учреждение акцизных складов, их функционирования и осуществления налогового контроля за их работой», содержащих список нотариально заверенных копий документов (не менее пяти!), которые необходимо представить для получения разрешения на учреждение акцизного склада.

Центральный банк Российской Федерации в положении № 129-П от 21 декабря 2000 г. «О выдаче территориальными учреждениями Центрального банка Российской Федерации разрешений юридическим лицам-резидентам на осуществление отдельных видов валютных операций, связанных с движением капитала» также указал, что копии документов, представляемые для получения разрешения, должны быть нотариально засвидетельствованы.

Подобное явление не должно оставаться без внимания нотариального сообщества. Вряд ли где-нибудь еще в мире нотариусы — специалисты высочайшей квалификации, в таких масштабах занимаются копированием различных документов. Тенденция «заставлять обращаться к нотариусам» всякий раз, когда какому-нибудь чиновнику необходима копия с документа, ничем не может быть оправдана: каждый специалист, которому государство доверило выполнять какую-либо работу, без особых усилий может и сам не только изготовить с помощью современной техники копию с документа, но и сверить ее с подлинным документом.

Такие тенденции «загрузить нотариусов работой» вряд ли позволят российскому нотариату развиваться в том направлении, к которому его обязывает членство в Международном союзе латинского нотариата.