Организация работы в отделе судебных приставов

Организация работы отдела судебных приставов обусловлена реализаций требований Закона об исполнительном производстве. Закона о судебных приставах и организационно-распорядительных документов Минюста России и ФССП России.

Организация работы — комплекс мероприятий и действий, сформированных на основе плановых указаний и предписаний субъекта управления, а также анализа выполнения задач и полномочий объектом управления.

Под субъектом управления принято принимать сторону, принимающую решение (управляющая сторона).

В структурном подразделении территориальных органов ФССП России к ней относятся начальники отделов — старшие судебные приставы, заместители старших судебных приставов, а также работники, наделенные властными полномочиями.

Объект управления — это сторона, исполняющая решение (указание) субъекта управления. К ней относятся судебные приставы-исполнители, судебные приставы по обеспечению установленного порядка деятельности судов, а также работники структурных подразделений, выполняющие определенные задачи.

Единые принципы организации работы отделов судебных приставов заложены структурой и штатной численностью территориальных органов ФССП России. Вместе с тем единообразие структуры, различие в численности, а следовательно, и в служебной нагрузке но направлениям деятельности, позволяют сделать вывод, что там, где приоритетным направлением является обучение работников основам организации труда, эффективность и качество работы значительно выше.

Система организации профессиональной деятельности судебных приставов- исполнителей должна быть органично встроена в систему управления структурного подразделения (здесь имеются в виду не только исполнительные действия, но и другие всевозможные мероприятия: осуществление приема граждан, работа с документами, распределение денежных средств, анализ, планирование текущей работы и т.д.).

В организации работы судебного пристава-исполнителя начальнику Отдела — старшему судебному приставу необходимо руководствоваться следующими общими принципами.

1. Организационные и распорядительные действия не должны мешать подчиненным работникам выполнять свои обязанности.

2. Применяемые методы и средства не должны создавать неудобства для работающих. Для реализации этого принципа необходимо предусмотреть дополнительные организационные (технические) меры и жесткий контроль за их выполнением.

Начальнику отдела надо в полной мере задействовать механизм подготовки и издания распоряжений и указаний, предусмотренный ч. 2 ст. 10 «Полномочий старшего судебного приставав» (в ред. Федерального закона от 19 июля 2009 г. № 194-ФЗ).

В первую очередь это касается управленческих решений, принимаемых начальником отдела по организации делопроизводства. Как руководителю и организатору внутренних процессов, протекающих в его коллективе, ему целесообразно осуществить подготовку следующих распоряжений (указаний):

— «О формировании и оформлении номенклатурных дел, их текущем хранении на 20 год» (основанием является копия приказа территориального органа «О сводной номенклатуре дел территориального органа» с приложением выписки по конкретному структурному подразделению):

— «Об утверждении сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение»;

— «Об организации работы по передаче судебными приставами-исполнителями завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств и книг учета на оперативное хранение»;

— «Об утверждении состава комиссии по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения».

Необходимо подготовить и утвердить График приема делопроизводителем на централизованное хранение завершенных в делопроизводстве в прошедшем месяце оконченных исполнительных производств и книг учета на 20 год.

Второй блок управленческих решений, принимаемых начальником Отдела, касается организационных и регулирующих вопросов. Он предусматривает разработку и издание следующих распоряжений (указаний);

— «О распределении обязанностей между начальником отдела и его заместителем (-ями)».

— «Об утверждении зональных участков, предметов исполнения для судебных

приставов-исполнителей на 20__год»;

— «О назначении соисполнителей, ответственных за выполнение мероприятий,

предусмотренных типовым планом работы структурного подразделения на полугодие 20__года»;

— «О назначении ответственных за ведение документов и электронных баз данных первичного статистического учета на полугодие 20 года».

В обязательном порядке необходимо подготовить и утвердить:

— График предоставления индивидуальных отчетов о работе судебного пристава-исполнителя в 20 году;

— Графика личного приема граждан в отделе.

Ключевое значение в этом блоке принадлежит разработке и изданию начальником Отдела — старшим судебным приставом распоряжения «О распределении обязанностей между начальником отдела и его заместителем (-ями)». От содержания этого управленческого документа во многом будет зависеть организация и эффективность работы Отдела в текущем году. Непосредственно это связано с делегированием полномочий, прописанных в этом распоряжении. К этому необходимо подойти вдумчиво и с учетом способностей, знаний, опыта и навыков заместителей, необходимости повышения их самостоятельности и ответственности.

Делегирование как термин означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей организации.

Распоряжение должно содержать:

распорядительную часть с указанием номера, даты утверждения, должности и фамилии должностного лица, его подписавшего;
иметь приложение, в котором прописывается распределение обязанностей между начальником Отдела и его заместителями.

В приложении необходимо прописать, кто из заместителей имеет право подписи конкретных документов; курируемые ими направления деятельности; порядок замещения заместителями начальника отдела на период его временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой.

При одновременном отсутствии заместителей, замещающих друг друга, порядок замещения устанавливается решением начальника Отдела.

Допускается делегирование полномочий и работникам Отдела. Целесообразно их закреплять в должностных регламентах или отдельными распоряжениями.

Планирование рабочего времени

Существенное влияние на организацию работы структурного подразделения оказывает планирование рабочего времени. План рабочего дня, изложенный на бумаге, упростит запоминание и освободит внимание для более важных дел. Для плодотворного планирования рабочего времени следует соблюдать следующие правила:

знать задачи, которые на тебя возложены, на этой основе составить перечень дел (на длительный период);
изучить перечень дел, крупные задачи разбить на мелкие;
установить четкие и реальные сроки выполнения для каждого задания;
внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;
делегировать часть заданий;
планировать не более 60% времени: 20% оставляйте на спонтанные действия, а оставшиеся 20% — резерв на незапланированные действия. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что следует охватить планом не более 6 часов. Однако нашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!;
расставить приоритеты среди множества дел, разделив их на три уровня сложности: первостепенные, второстепенные и остальные задачи.

К первостепенным задачам относятся задачи:

с фиксированным сроком выполнения;
стратегические, требующие много усилий и временных затрат;
работы, выполнение которых представляет моральную трудность.

Второстепенные задачи включают в себя повседневную среднесрочную работу,

выполнение стандартных обязанностей.

К третьей группе относятся задачи, невыполнение которых не приведет к каким- либо серьезным отрицательным последствиям.

Для самого простого планирования достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день и по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Он позволяет видеть и планировать жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.

Для улучшенного планирования рабочего времени используются:

дневник;
ежедневник (рабочая тетрадь);
календарь планирования (планинг).

Дневник — это то место, где собирается вся хорошая информация и мудрые мысли, которые встречаются на жизненном пути. Хорошие идеи могут быть высказаны почти любым человеком. Великая идея может осенить в самое разное время, потому будьте готовы и не допускайте, чтобы хорошие идеи ускользали от Вас. Всегда имейте дневник при себе, независимо оттого, где Вы находитесь и записывайте идеи и мысли, посетившие вас.

Ежедневник — это журнал для записи встреч и планов на каждый день. Ежедневник может быть также использован как место для фиксации основных моментов дня или недели. В нем достаточно места, чтоб фиксировать важные мимолетные мысли и делать другие заметки. Каждый вечер вы обязаны запланировать следующий день: составить список дел, которые вы должны сделать завтра.

Рабочий день планируется в конце предыдущего или в начале текущего дня.

Советы по планированию рабочего дня

— Не планируйте более трех важных дел на день и более десяти дел на неделю.

— Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на благоприятное для Вас время суток (первая половина дня — для жаворонков, вторая половина дня — для сов).

— Оставляйте легкие и приятные дела на конец рабочего дня.

— Не приступайте к выполнению новой задачи, не завершив предыдущей.

— Невыполненные дела переписывайте в план работы на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумайте о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

— Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня», например: В — визиты, совещания; Д — делегирование дел; К — контроль; П — работа с почтой; ПК — поездки, командировки; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка; Пр — прием; Т — телефонные разговоры; Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров и т.п.); NB — обратить внимание.

— Выделяйте приоритетные дела другим цветом или маркером.

Схема планирования рабочего дня

I. Постановка задач и составление перечня дел.

II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие.

III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел.

IV. Установление четких сроков исполнения для каждой задачи.

V. Назначение конкретных исполнителей.

VI. Своевременное внесение в список изменений в текущих делах, занесение новых дел.

VII. Сокращение получившегося списка, отделение главною от важного.

Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня.

Календарь планирования служит для планирования целей и составления планов

более чем на следующий день. Когда вы овладели искусством планирования дня, вы готовы переходить к планированию недели. Правило следующее; не начинайте следующую неделю до тех нор, пока не закончите ее планирование.

Советы по планированию рабочей недели

— Планируйте неделю в специальном еженедельнике с разбивкой по дням недели.

— Наиболее важные дела планируйте на начало недели.

— Отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).

— Группируйте работу по блокам: подготовка документов, переписка, совещания и т.д.

— Всегда резервируйте время для неожиданных дел: они обязательно появятся.

Далее беритесь за планирование месяца. Спрашивайте себя: «Что я должен сделать за этот месяц?» Правило то же самое: не начинайте следующий месяц до тех пор, пока не закончите его планирование.

Особенности планирования типовой рабочей недели судебного пристава-исполнителя (приложение № 1) заключаются в проведении ежедневных повторяющихся мероприятий, а также действий, проводимых в отдельные дни. К ежедневным обязанностям судебного пристава-исполнителя относятся следующие:

исполнительные действия;
распределение взысканных денежных средств, поступивших на депозитный счет;
оформление исполнительных производств и иная работа с документами, внесенными в АИС «ОСП» и поступившими из регистрирующих органов;
краткий анализ и фиксирование результатов работы за день.

Перечень мероприятий, проводимых в течение рабочей недели, также ограничен по содержанию и включает:

участие в оперативном совещании начальника отдела (заместителя);
осуществление приема граждан (как правило, два дня в неделю в установленные часы);
участие в занятиях по служебной подготовке (по указанию начальника отдела);
предоставление оконченных исполнительных производств на проверку начальнику отдела (заместителю) для последующей сдачи в архив (дни установлены графиком сдачи).

Целесообразно фиксировать сведения о планируемых мероприятиях и результатах их выполнения в рабочих тетрадях ежедневно (приложение № 2). Отсутствие рабочего инструментария является одной из причин неэффективной организации работы и распределения рабочего времени.

Основные причины, ведущие к потере времени

Неумение или нежелание планировать рабочее время.
Отсутствие чувства времени.
Привычка браться за несколько дел одновременно.
Неумение расставлять приоритеты в делах.
Желание быть для всех полезным.
Неумение отказать и твердо сказать «Нет!».
Беспорядок за рабочим столом.
Отсутствие привычки вести записи.
Поиск необходимых записей и документов, адресов и номеров и т.д.
Медлительность и нерешительность.
Чрезмерная спешка в делах.
Излишняя общительность.
Отвлекающие телефонные разговоры.
Откладывание важных дел на конец рабочего дня.
Недостаток отдыха и недосыпание.
Боязнь и неумение делегировать полномочия.
Неполная или запоздалая информация.
Лень.
Курение.

Так что если вы стремитесь к успеху, хотите многое в жизни успеть и вам жаль потерянного времени, внимательно изучите список, отметьте причины, из-за которых вы чаще всего теряете свое время, и начните работу над их устранением. И помните: хорошо спланировано — наполовину сделано!

Внимание к вопросам организации работы структурных подразделений является одним из условий достижения поставленных целей и повышения эффективности работы. Во многих территориальных органах ФССП России разработаны методические рекомендации, указания, памятки, определяющие порядок организации рабочих мест судебных приставов-исполнителей, исполнения исполнительных производств в установленные законом сроки, проведения профессиональной подготовки сотрудников структурных подразделений Управления, а также перечень вопросов, подлежащих проверке при выезде специалистов отделов аппарата в структурные подразделения.

В ст. 209 Трудового кодекса РФ приводится законодательное закрепление рабочего места. Рабочее место - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Организация рабочих мест судебных приставов-исполнителей включает:

наличие на столе каждого судебного пристава-исполнителя законов о судебных приставах и об исполнительном производстве с комментариями;
наличие заявлений взыскателя и исполнительных документов, переданных судебному приставу-исполнителю в трехдневный срок из канцелярий (делопроизводителей);
наличие ответов регистрирующих органов, полученных по запросам судебного пристава-исполнителя, но не разложенных по материалам исполнительных производств;
наличие и доступность должностного регламента;
наличие утвержденных Управлением алгоритмов применения процессуальных документов при различных предметах исполнения;
наличие копий ежемесячных индивидуальных отчетов о работе судебного пристава-исполнителя в текущем году;
наличие копий нормативно-правовых документов, методических рекомендаций, а также указаний ФССП России и собственных указаний по направлениям деятельности.

Указанные документы должны быть сформированы в отдельные папки (коробки) и находиться на рабочем месте судебного пристава-исполнителя. Допускается нахождение в данной папке других документов, регламентирующих деятельность судебного пристава-исполнителя. Не допускается их размещение на стенах в непосредственной близости от рабочего места судебного пристава-исполнителя.

Рабочие места судебных приставов-исполнителей структурных подразделений Управления, на исполнении у которых находятся исполнительные производства о взыскании алиментов, должны быть организованы в соответствии с поручением ФССП России от 29 сентября 2010 г. № 12/01-21743-АП (аналогичное указание УФССП России по Амурской области от 12 ноября 2010 г. № 05-47/10258), а именно исполнительные производства должны быть разложены на рабочем месте по отдельным группам;

находящиеся на исполнении более шести месяцев, по которым принимаются меры по исполнению, обращению взыскания на имущество должника;
находящиеся на исполнении более шести месяцев, по которым должники объявлены в розыск;
по которым должники привлечены к уголовной ответственности по ст. 157 УК РФ или проводятся мероприятия но их привлечению к уголовной ответственности;
по которым осуществляется оплата алиментов в добровольном порядке;
по которым копии исполнительных документов направлены по месту получения дохода должников для периодических удержаний алиментов из его заработка;
не оконченные по иным основаниям.

Рабочие места судебных приставов-исполнителей структурных подразделений Управления, на исполнении у которых находятся исполнительные производства о взыскании с физических лиц, взыскании с юридических лиц, взыскании кредиторской задолженности и т.п., должны быть организованы по принципу территориальности (отдельные улицы, поселки, села и т.д.). Кроме того, в каждой отдельной папке исполнительные производства должны быть разбиты по алфавиту (первая начальная буква Ф.И.О. (наименование) должника).