Правила архивного хранения дел, ведения реестров и удостоверительных документов
По окончании года нотариус готовит дела для архивного хранения. Листы дел нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом, а в конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, что в деле прошито и пронумеровано такое-то количество листов. Ставится подпись, указывается должность лица, которое оформило данное дело. Проставляется дата и скрепляется печатью. На обложке дела указывается год образования наряда в делопроизводстве нотариальной конторы. Заголовок переносится из номенклатуры дел. Цифрами указывают количество листов в данном деле. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует выполнять четко и разборчиво. Дела постоянного хранения содержат опись, которая представляет собой перечень заголовков дел, а также необходимые сведения об их составе и содержании.
Одновременно с подготовкой документов на хранение отбираются документы, которые подлежат уничтожению.
В процессе подготовки документов к дальнейшему хранению создается экспертная комиссия, которая проводит экспертизу научной и практической ценности документов, решает вопрос о дальнейшем их хранении или уничтожении.
Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.
В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы продавцу (дарителю) выдается правоустанавливающий документ, имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества. По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в три-четыре прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи — о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.
В статье 10 Основ закреплен принцип национального языка в нотариальном делопроизводстве: оно ведется на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ и автономных областей. Если лицо не владеет соответствующим языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом либо переводчиком.
В соответствии с законодательством о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Формы реестров регистрации нотариальных действий устанавливаются Министерством юстиции РФ. В зависимости от количества сотрудников нотариальной конторы и объема работы в нотариальных конторах могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера в реестре и на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2; № 1-3 и т.д., где первая цифра обозначает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса в каждом реестре сохраняется без изменений в течение года. У нотариусов, занимающихся частной практикой, индексом совершаемых нотариальных действий является номер лицензии на право занятия нотариальной деятельностью.
Каждому нотариальному действию, совершаемому нотариусом, присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы. Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции, а у нотариусов, занимающихся частной практикой, — подписью работника нотариальной палаты и налоговой инспекции по месту нахождения нотариуса, подписи этих работников скрепляются печатью. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариусом документ им подписаны. Запись в реестре карандашом не допускается. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены нотариусом.
Некоторые нотариальные действия подлежат последующей регистрации в дополнительных книгах. Так, завещания, кроме регистрации в реестровой книге для регистрации нотариальных действий записываются в алфавитной книге учета завещаний. Если самостоятельные реестры выведены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия, например, № 1К, № 2И, № 3Н, что означает: первый реестр для записи свидетельствования верности копий документов; второй реестр для записи исполнительных надписей; третий реестр для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д.
Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению организаций и лиц, в отношении и по поручению которых совершено нотариальное действие, а также выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находившимися в их производстве уголовными и гражданскими делами, либо по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в их производстве уголовными и гражданскими делами, либо по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами.
При оформлении нотариальных действий нотариусы используют формы реестров, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, утвержденные приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. № 99 (с изм. от 27 декабря 2007 г.) «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», в приложении к которому содержатся формы нотариальных актов.
Реестры состоят из семи разделов (граф).
В графе 1 указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах.
В графе 2 указывается дата совершения нотариального действия. Эта дата должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформленном нотариусом.
В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и место жительства граждан, наименование юридических лиц, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действовавших по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена и отчества граждан, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно расписаться, а также переводчиков. Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, необходимо указать: фамилию, имя и отчество явившегося гражданина и место его жительства. А в тех случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы (например, договор, завещание, свидетельство и др.), адрес граждан, для которых совершено такое нотариальное действие, не указывается.
В графе 4 указываются все реквизиты паспорта (год рождения, серия, номер, дата выдачи и т.д.) или иного документа, удостоверяющего личность. Паспортные данные необходимы для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, а год рождения — в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи. Например, «2 коп. дипл. Ивановой Нины Дмитриевны, выд. МВТУ, 08.06.85». Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается. При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки, так как подробное ее содержание изложено в экземпляре сделки, оставленном в делах нотариуса. Также записываются и выданные свидетельства. В случае выдачи одновременно нескольких исполнительных надписей делается ссылка на оставляемый в нотариальной конторе список должников, для взысканий задолженности с которых совершены исполнительные надписи.
В графе 6 указывается сумма взысканий государственной пошлины (тарифа): раздельно за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов. При уплате государственной пошлины по квитанции в графе указывается номер, дата выдачи квитанции, номер кассового аппарата, номер учреждения банка, выдавшего квитанцию. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается основание освобождения.
В графе 7 расписываются лица, получающие нотариально оформленные документы, подтверждая, что документ получен ими бесплатно.
В случае выявления в реестре ошибок в нумерации нотариальных действий об этом делается оговорка за подписью нотариуса. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.
Нотариальные свидетельства изготавливаются нотариусом на чистых листах бумаги или на типографических бланках. В текстах свидетельств указываются фамилия, имя и отчество нотариуса; место нахождения или полное наименование нотариальной конторы.
В свидетельстве о праве на имущество в обязательном порядке указываются: состав наследственного имущества; его оценка, а в необходимых случаях и место его нахождения. Наличие в составе наследства денежного вклада указывается в свидетельстве только по желанию наследников. В тех случаях, когда свидетельство о праве на наследство по завещанию выдается нескольким наследникам на конкретное имущество, необходимо указать имущество, завешенное каждому из наследников, и его оценку. Нотариусы, занимающиеся частной практикой, могут выдавать свидетельства о праве на наследство, если им поручено совершение этого нотариального действия (ст. 36 Основ законодательства РФ о нотариате).
Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне или на обороте документа. Текст удостоверительной надписи может быть отпечатан на пишущей машинке или разборчиво написан от руки. Могут быть использованы мастичные штампы. Подчистки не допускаются, а незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя и отчество нотариуса, наименование конторы. Могут быть использованы специально изготовленные для этого штампы с фамилией нотариуса. Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и удостоверительная надпись прошнуровываются. Листы нумеруются, число листов заверяется подписью нотариуса и скрепляется печатью. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, оттиск которой должен быть частично изображен на подклеенном листе. Подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускается.
В случаях совершения нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в удостоверительной надписи указывается место совершения нотариального действия с указанием адреса. Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указывается его название и адрес. Если документ или гражданин, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в удостоверительной надписи указывается об этом.
Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится на пишущей машинке либо в исключительных случаях от руки, в данном случае свободные места прочеркивать не следует.